Règlement validé le 05 novembre 2017.
Article 1: conditions d’adhésion
L'adhésion à l'association est personnelle et nominative. Elle implique l'acceptation sans réserve des statuts et du règlement intérieur de l'association. L'adhésion est conditionnée à l'accord du Conseil d'Administration.
L’association étant locale, les personnes voulant adhérer à l’association devront pouvoir justifier, sur demande, d'une domiciliation dans la région Les-Hauts-de-France ou en Belgique.
Il est demandé une participation active à la vie associative dite "devoir des adhérents". L'adhérent doit participer au minimum à 3 resto-Lego par an, ainsi qu'à un minimum de 2 expositions par an (sont considérées comme exposition : la Ch'ti Brick, les expos aux magasins Picwic ainsi que toutes autres expositions organisées par Ch'ti Lug).
L’adhésion commence après le règlement effectif de la cotisation.
Le montant des cotisations est fixé chaque année par le conseil d’administration.
Les nouveaux adhérents sont inscrits pour l’année civile en cours (selon la procédure rappelée en annexe 1) au tarif en vigueur si leur inscription est effectuée dans les 9 premiers mois de l’année .La cotisation est ramenée à la moitié si l'inscription est effectuée dans les 3 derniers mois de l'année.
Le versement de la cotisation se fait auprès du trésorier ou de son adjoint après avoir rempli un formulaire de ré-adhésion adressé au secrétaire ou son adjoint (voir annexe 2)
La cotisation versée est définitivement acquise à l'association. Aucun remboursement ou réduction n'est accepté en cas de désengagement, de démission, d’exclusion ou de décès du membre.
Le renouvellement de l’adhésion pour l’année suivante s’effectue entre le 1er décembre de l’année en cours et l’assemblée générale de fin d’exercice (ayant lieu au cours du 1er trimestre de chaque année). Le non renouvellement entraîne la perte du statut de membre.
Pour être membre, les mineurs de plus de 16 ans devront obligatoirement fournir l’accord manuscrit daté et signé de leur représentant légal. Une rencontre avec le représentant légal devra être effectuée avant de procéder à l’adhésion. Pour les mineurs de moins de 16 ans, ce sont les parents qui sont adhérents.
Les enfants des adhérents de moins de 16 ans, souhaitant participer aux activités de l'association sont acceptés. Néanmoins, ils ne pourront être considérés adhérents et/ou aidants et ne bénéficieront pas des avantages de l'association.
Article 2: démission, radiation, exclusion, décès
La démission doit être adressée au Président de l'association par lettre recommandée, lettre remise en mains propres ou par mail. La démission prend effet le jour même de sa réception. Elle peut être ou non motivée par le membre démissionnaire.
L’exclusion provisoire ou définitive d’un membre peut être prononcée par le Conseil d'Administration, pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
* la non-participation aux activités de l’association,
* tout manquement au présent règlement et aux statuts de l'association,
* une condamnation pénale pour crime et délit,
* toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation
En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion. Un entretien sera programmer dans les 15 jours pour présenté cette défense ou fournir une explication. La décision d’exclusion est adoptée par le Conseil d’Administration statuant à la majorité des deux tiers des membres du Conseil d’administration.
En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne pourront pas prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
Article 3: comportement
Le présent règlement sera remis au membre lors de son adhésion. Un exemplaire original restera à sa disposition au siège social de l'association. Il sera également remis, lors de l'adhésion, un pack de bienvenue comportant, entre autre, les divers règlements ainsi que les statuts de l'association. Ce pack devra être signé par l'adhérent entrainant son acceptation. L’association entend avoir une ambiance conviviale et détendue. Même si chacun est libre d’avoir et d’exprimer une opinion, chacun est libre d’avoir et d’exprimer une opinion différente.
Tout propos émis au sein de l’association n’engage que la responsabilité de son auteur.
L’association ne saurait être tenue responsable de la diffusion sous quelque support que ce soit d’informations erronées tronquées ou de jugements subjectifs de ses membres. Il appartient à chaque auteur de s’assurer de la véracité de ses propos et de l’obtention des autorisations de diffusion des informations provenant de tiers ou ayant droit.
Toutes expressions portant atteintes à des personnes physiques ou morales sont proscrites et pourront faire l'objet d'une exclusion de l'association sur décision du Conseil d'Administration.
Tout litige sur l'exécution du présent règlement sera porté devant le tribunal du ressort du siège social de l'association.
Article 4 : fonctionnement de l'association
Pour que l'Assemblée Générale puisse valablement délibérer, la présence (ou la représentation par procuration) d'au moins 50 % des membres de l'association est exigée. Dans le cas où ce pourcentage ne peut être obtenu, l'Assemblée Générale est suspendue et reportée à une date ultérieure sans pouvoir être fixée au-delà de 30 jours après la première convocation. Elle sera alors tenue sans minimum de présence requise.
Chaque membre dispose d’une seule voix lors des votes. Les votes se font à main levée ou, si au moins 1 membre en fait la demande, à bulletin secret.
Sauf mention contraire, l’approbation d’un vote se fait à majorité simple des membres présents ou représentés. Seuls les votes positifs (favorables) ou négatifs (défavorables) sont retenus. L’abstention et le vote nul sont comptabilisés mais ne sont pas retenus.
Les membres de moins de dix-huit ans ne disposent pas de droit de vote.
En cas d'empêchement, un membre peu se faire représenter par un autre membre de l'association préalablement muni d'une procuration. Le bulletin de procuration est joint à la convocation de l'assemblée générale. Il doit être obligatoirement retourné dûment rempli et signé auprès du Secrétaire.
Le renouvellement des membres du CA se fait lors de l’assemblée générale de fin d’exercice qui a lieu lors du 1er trimestre de l’année N selon les modalités fournies en annexe 3.
Article 5 : transactions entre membres
Le mode de transaction privilégié entre les membres est l’échange, dont les modalités sont définies par la loi. Le non-respect de celle-ci pourra faire l’objet d’une radiation définitive de l’association.
L’association CHTILUG décline toute responsabilité suite à quelques litiges que ce soit entre deux participants à une transaction. Sur décision du Conseil d’administration, tout membre surpris pour vol sera automatique exclus. Des poursuites pourront, le cas échéant, être entamées à son encontre.
Article 6 : avantages de l'association
Les avantages ou privilèges que conféré l’association sont réservés aux adhérents à jour de leur cotisation. Ces avantages seront accessibles par le nouvel adhérent au bout d'une année d'ancienneté.
Les offres promotionnelles ou tout autre avantage accordé par LEGO® à l’association faisant la promotion sous quelque forme que ce soit de la marque LEGO® ne doivent pas être portées à connaissance du public. Ceci doit rester à la connaissance des membres uniquement. Toutes divulgations publiques de celles-ci sont interdites sous peine de sanction pouvant aller jusqu’à la révocation selon décision du conseil d’administration. Chaque membre est tenu de respecter un règlement que LEGO® peut nous imposer, qui peuvent être différent du présent règlement voir plus contraignant.
Le conseil d’administration statuera sur la destination des promotions et autres ventes faite par et pour l’association.
Tout manquement de respect et de politesse, toute injure, toute atteinte ou toute mise en cause de l’intégrité de l’association ou de ses bénévoles et de leur travail pour l’organisation, la gestion, le traitement des offres promotionnelles pourra entraîner pour la personne fautive, selon la décision du Conseil d’administration :
* l’annulation de sa commande,
* l’interdiction de participer aux offres futures, quelque puisse être leur nature, pendant une durée qui sera définie au cas par cas,
* la radiation de l’association selon les modalités définies dans les statut.
Article 7 : forum
Un forum est mis à la disposition des membres de l’association pour faciliter les contacts et les échanges.
Cette mise à disposition est conditionnée à l'adoption des règles de bon comportement généralement en vigueur sur ce type de réseau
Le présent règlement et les statuts s'appliquent sur le Forum de l'association, la page Facebook, la page Twitter et support web ou réseaux sociaux de l'association.
Le règlement du forum est spécifié en annexe 4.
Article 8 : expositions
- Organisation :
Le conseil d'administration décide de l'organisation ou de la participation à une exposition de l'association.
Les opérations d'exposition sont menées par un "Responsable exposition" et/ ou son adjoint élus par les adhérents.
Pour mener à bien sa mission, le responsable exposition établi lui même son planning de travail et soumet au conseil d'administration un budget prévisionnel pour approbation.
Il organise le déroulement matériel de l'exposition et s'assure de la bonne tenue des expositions effectuées sous le nom de l'association.
Il veille à ce que toutes les règles de sécurité des biens et de sûretés des personnes soient scrupuleusement respectées en se conformant strictement aux législations et réglementations en vigueur.
Le responsable expo informe le conseil d'administration de tous les éléments relatifs à la tenue de l'exposition, avant toute diffusion aux adhérents. Il met en place la communication autour de l'évènement en concertation avec le Conseil d'Administration.
En cas de besoin, le responsable exposition pourra se faire assister d'une personne de son choix après validation par le Conseil d'Administration.
- Validation des exposants :
Le « responsable Exposition » est chargé de l'envoi et de la collecte des fiches d'inscription des candidats-exposants.
En cas d’un trop grand nombre d’inscriptions, le Conseil d’Administration tranche sur le choix des participants, en privilégiant la diversité des thèmes exposés, et/ou le roulement des membres participants.
Toute demande d'exposition pour un membre mineur devra être validée par son représentant légal. Pendant tout le temps de l'exposition (y compris le temps de l'installation et du rangement), les exposants mineurs devront être accompagnés par leur représentant légal.
A titre exceptionnel, dans le cadre d’une exposition de faible ampleur organisée par l'association ou d'une participation de quelques membres à une exposition au nom de l’association, l’organisation pourra se faire sans fiche d’inscription. Les informations complémentaires ne seront divulguées qu’aux membres participant à exposition.
- Annulation
En cas de problème d’organisation ou à défaut d'un nombre suffisant de participants à une exposition, le Conseil d'Administration se réserve le droit d'annuler la dite exposition ou participation.
Article 9 : modification du règlement intérieur
Le conseil d'administration a tout pouvoir pour modifier ou abroger le présent règlement. Toute modification du règlement prendra immédiatement effet rendant le précédent règlement caduc et sera portée à la connaissance des adhérents qui l'accepteront implicitement. En cas de désaccord, le membre sera exclu de l’association.
Le présent règlement est adopté par le Conseil d’Administration le 05 novembre 2017
Annexe 1 :
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Les statuts de l'association sont consultable et téléchargeable à cette adresse : http://www.chtilug.fr/doc/2017.09.15-St ... -signe.pdf
Le règlement de l'association est consultable et téléchargeable à cette adresse : http://www.chtilug.fr/doc/2017.11.05-Reglement-Asso.pdf
Dernières mise à jour et validation des statuts le 15 septembre 2017
Le règlement des élections 2020 avec le descriptif des postes et les référents de pôle est consultable et téléchargeable à cette adresse : http://www.chtilug.fr/doc/reglement-elections2020.pdf